Analiza zaświadczeń ze szkoleń zawodowych – kluczowe problemy
Najbardziej problematyczne tematy związane z analizą dostarczonych Zaświadczeń ze szkoleń zawodowych:
Duble dokumentów (wielokrotnie dostarczane te same dokumenty).
Brak podpisu elektronicznego (prawnicy Towarzystw mają różne opinie co do definicji podpisu elektronicznego). Rekomendujemy stosowanie podpisu elektronicznego/kwalifikowanego (nie faksymile).
Dostarczone Zaświadczenia dotyczą roku nie podlegającego analizie.
Brak grupy ubezpieczeń przy danym temacie (szczególnie problematyczne przy szkoleniach produktowych).
Czas szkolenia podany w minutach, różne tematy szkoleń z różnych grup – problematyczne zliczenie czasu do danej grupy.
Poprawnie wystawione Zaświadczenie powinno zawierać
Po odbyciu szkolenia zawodowego („stacjonarnego”) podmiot przeprowadzający szkolenie wystawia dokument poświadczający jego odbycie, zawierający:
datę i miejsce wystawienia dokumentu,
datę i miejsce przeprowadzenia szkolenia,
imię i nazwisko oraz datę urodzenia uczestnika szkolenia,
zakres tematyczny szkolenia i jego wymiar godzinowy,
dane podmiotu organizującego szkolenie obejmujące jego imię i nazwisko lub firmę oraz adres,
imiona i nazwiska osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie lub przygotowanie szkolenia, ich wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe,
imię i nazwisko oraz podpis osoby wystawiającej zaświadczenie.
W przypadku szkoleń prowadzonych w formie e-learningu dokument poświadczający odbycie szkolenia zawiera:
datę wystawienia dokumentu,
imię i nazwisko oraz datę urodzenia uczestnika szkolenia,
zakres tematyczny szkolenia oraz jego wymiar godzinowy,
dane podmiotu organizującego szkolenie, obejmujące jego imię i nazwisko lub firmę oraz adres,
imiona i nazwiska osób odpowiedzialnych za przygotowanie szkolenia, ich wykształcenie i doświadczenie zawodowe,
imię i nazwisko oraz podpis elektroniczny* osoby wystawiającej dokument.
*podpis elektroniczny: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (OJ L 257, 28.8.2014, p. 73–114).
Art. 3 pkt 10 Rozporządzenia definiuje podpis elektroniczny, jako „dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”.
W nawiązaniu do ww zapisu rekomendujemy używanie podpisu elektronicznego/kwalifikowanego, którego poprawność również można sprawdzić w sposób elektroniczny, np. poprzez ADOBE zakładka podpis/ lub w innym systemie do podpisów elektronicznych.
Rekomendacje dotyczące poprawnie wystawionego zaświadczenia
Zastosowanie wzorca, który w łatwy sposób pozwoli zweryfikować poprawność dokumentu a dalej zakwalifikować go jako spełniający X godzin dla danej OFWCA:
forma tabelaryczna
grupa ubezpieczeń, której dotyczy szkolenie
czas szkolenia – w godzinach (jeśli w minutach, to obok również w godzinach)
podsumowanie godzin w ramach danej grupy ubezpieczeń
odrębne zaświadczenia na szkolenia stacjonarne i e-learning lub odrębna kolumna na datę i miejsce szkolenia