Obowiązek doskonalenia umiejętności zawodowych przez osoby aktywne na rynku pośrednictwa ubezpieczeń o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń funkcjonuje od kilku lat. KNF monitoruje sposób wykonywania tegoż obowiązku, a w przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów może skorzystać z przysługujących mu środków nadzorczych. Warto pamiętać, że niepoprawnie wystawione zaświadczenie o odbyciu szkolenia również może skutkować nie zaliczeniem obowiązku szkoleniowego.
Dodatkowe wyjaśnienia i rekomendacje do ustawy zawierają dokumenty: Stanowisko UKNF dotyczące realizacji obowiązku doskonalenia umiejętności z dnia 12.02.2020 oraz Komunikat UKNF dotyczący skutków niezrealizowania obowiązku doskonalenia umiejętności zawodowych z dnia 23.06.2020. (powyżej wspomniane podstawy prawne są również materiałem źródłowym w niniejszym artykule).
Przeprowadzane przez KNF kontrole i udzielone rekomendacje będące ich konsekwencją pokazały branży jak bardzo poważnie i skrupulatnie należy traktować obowiązek szkoleń zawodowych – zwanych potocznie szkoleniami IDD.
W całym tym procesie pozostał jeden element, wciąż generujący trudności interpretacyjne – zaświadczenia poświadczające realizację minimum 15 godzinnego obowiązku, którego szczegółowa charakterystyka została określona w Ustawie.
Tymczasem rynek doświadcza chaosu poprzez różne praktyki i nieprawidłowości w tej materii.
Zaświadczenia – co w nich problematycznego?
Jako podmiot zarówno realizujący szkolenia w obszarze IDD, a tym samym wydający zaświadczenia oraz konfekcjonujący zaświadczenia dla TU wystawiane przez inne organizacje mamy przekrojową wiedzę o trudnościach, jakie sprawiają pojawiające się w nich nieprawidłowości, braki czy po prostu mnogość ich wzorców.
Zacząć należy od faktu, że temat trudności z zaświadczeniami ma 3 perspektywy i uzależniony jest od strony interesu:
- instytucji szkolącej/wystawiającej zaświadczenie,
- osoby szkolonej (OFWCA/Broker)
- osoby bezpośrednio analizującej przekazane zaświadczenie.
W ustawie jasno określono jakie dane mają znaleźć się na zaświadczeniu o przebytym szkoleniu. Tymczasem przez mnogość podmiotów szkolących funkcjonujących na rynku spotykamy się z wieloma wzorcami zaświadczeń co nie ułatwia analizy i zarządzania nimi. Dodatkowo na zaświadczeniach pojawia się wiele błędów:
- Brak podpisu elektronicznego w przypadku szkoleń realizowanych w formie e-learning’u.
- Brak wymaganych danych: imię i nazwisko, data urodzenia lub niepoprawna data (np. 01.01.1900), liczba godzin szkolenia lub podane w minutach, rodzaj szkolenia: szkolenie e-learning/szkolenie stacjonarne, data szkolenia/szkolenie stacjonarne.
- Brak danych podmiotu organizującego szkolenie.
- Tytuł szkolenia, którego nie można w prosty sposób zakwalifikować do danego działu/grupy ubezpieczeń
(np. ZKJ).
Nie jest wymogiem podanie działu i grupy ubezpieczeń, do którego kwalifikuje się szkolenie – jednakże biorąc pod uwagę konieczność „wylegitymowania się” z 15h osobom, które proponują klientom zawarcie umów ubezpieczenia z różnych działów, grup i rodzajów ubezpieczeń – naszym zdaniem staje się konieczne podanie działu, do którego kwalifikuje się szkolenie.
Wiele kontrowersji budzi podpis elektroniczny wymagany pod zaświadczeniem ze szkolenia e-learning’owego. Wg stanowiska KNF z dnia 20.02.2020 – za niewystarczające i niespełniające kryteriów przewidzianych przez u.d.u. uznaje się dokumenty, które „…nie zawierają podpisu osoby wystawiającej dokument (zgodnie z art. 12 ust. 8 pkt 7 u.d.u. w przypadku szkoleń zawodowych odbywających się „stacjonarnie”) albo podpisu elektronicznego osoby wystawiającej dokument (zgodnie z art. 12 ust. 9 pkt 6 u.d.u. w przypadku szkoleń zawodowych odbywających się w formie e-learningu)” przy czym: U.d.u. nie zawiera definicji podpisu elektronicznego. Znajduje się ona w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (OJ L 257, 28.8.2014, p. 73–114), zwane dalej: rozporządzeniem. Art. 3 pkt 10 rozporządzenia definiuje podpis elektroniczny, jako „dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”.
Na rynku funkcjonują różne interpretacje. My przyjęliśmy powyższą. Jednak ich mnogość nie ułatwia pracy osobom sprawdzającym zaświadczenia.
Osoby szkolone są zobowiązane dostarczyć zaświadczenia do dystrybutora/rów. Warto, aby uprzednio sprawdziły poprawność dokumentów i przechowywały je w jednym miejscu mając na uwadze, że ktoś będzie je sprawdzał, analizował i stwierdzał czy obowiązek został dopełniony. Dlatego warto wyeliminować błędy: brak podpisu elektronicznego (e-learning), plik ZIP/za hasłowany, wycinek dokumentu (np. tylko jedna strona, której nie można dopasować do konkretnego dokumentu), dokument nie dotyczy szkolenia zawodowego, skan dokumentu/szkolenie e-learning/odwrotnie zeskanowane, , dotyczy działu I/II/III (w zależności od TU, dla którego dystrybuuje produkty). I najczęściej spotykany: dubel dokumentu – co oznacza, że wielokrotnie przesyłany jest ten sam dokument.
Podsumowując: szanujmy czas wszystkich uczestników procesu. Starajmy się unifikować zaświadczenia celem łatwiejszego czytania i analizy. Dodajmy pola nadmiarowe w świetle ustawy, ale dostarczające pełnej wiedzy i pozwalające łatwiej zarządzić analizą.
Stosujmy wzorce, które w łatwy sposób pozwolą zweryfikować poprawność dokumentu a dalej zakwalifikować go jako spełniający określoną ilość godzin dla danej OFWCA.
Joanna Jastrzębska
Członek zarządu eOFWCA.pl
Artykuł ukazał się w wydaniu Gazety Ubezpieczeniowej nr 27-28/2023 w dniu 3.07.2023r